自動返信もできる!Gmailで返信定型文(テンプレート)を登録しておくと便利

SEROの嫁です。
夫とニコ生で喋ったり、ブログに投稿したりしています。
2級ウェブデザイン技能士。

この記事は2017年9月7日に書かれたものです。
現在は内容が古い可能性もありますのでご注意ください。

仕事でGmailを使っていたり、ウェブサイトの問い合わせ先に設定していたりする場合、返信用の定型文を用意しておくとやりとりがスムーズですよね。

メモ帳やメモアプリに保存しておくのもいいですが、Gmailの「Labs(テスト機能)」には定型文を登録しておける機能があるので、メールの新規作成時に呼び出すことが出来て便利です。
(テスト機能なので、予告なく変更・停止されることがあります)

使い方

  1. Gmailを開き、「歯車のアイコン>設定」をクリックします。
    設定
     
  2. 上のタブから「Labs」をクリックし、下にスクロールしていくと「返信定型文」という項目があります。「有効にする」にチェックを入れ、「変更を保存」をクリックして保存します。
    Labs
     
  3. 次にメールの「作成」で、定型文にしたい文章を入力します。
    メール新規作成
     
  4. 入力できたら、右下の「」をクリックして「返信定型文返信定型文を作成」を選択。
    返信定型文を作成
     
  5. するとダイアログが表示されるので、定型文の名前を付けます。この名前はメールの件名になるので、使いやすい名前を付けておきましょう。
    名前をつける
    これで定型文が登録されました。
     
  6. 再度、右下の「」から「返信定型文」を選ぶと、先ほどの定型文が表示されます。
    挿入」の下にある定型文の名前をクリックすると、件名と定型文が挿入されます。
    挿入
     
  7. 挿入された件名と定型文は、通常のメール本文と変わらないので編集もできます。
    挿入された文
     

定型文は複数追加もできますし、後から編集も可能ですよ。
編集する場合は、一度呼び出した定型文を編集した後、「保存」の下にある名前をクリックすれば上書きされます。

定型文の編集

また、フィルタを設定すれば、決まった条件のメールを受信した際に、登録した定型文で自動返信することもできるんです!超便利!

「設定>フィルタ>新しいフィルタを作成>この検索条件でフィルタを作成>返信定型文を送信」で設定できます。

フィルタ設定

というわけで、Gmailで定型文を登録する方法でした。

「定型文を保存できればいいけど、Gmailにそんな機能ないよね~」と思いつつ探したら本当にあったので、ちょっとびっくりしましたw

問い合わせ先として使っている方には特にオススメです。返信がかなり楽ちんになりますよ!